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Tik tok, on the clock, but the party don′t stop, noooohohooo…. Sobald dein Business richtig ins Rollen gekommen, fängst du dir irgendwann an zu wünschen, der Tag hätte bitte doch mehr als nur 24 Stunden.

Die Mails stapeln sich, die To-dos werden immer komplexer und vielfältiger. Das ist dann oft der Moment, in dem du merkst: Okay, ich muss dringend was anders machen, wenn ich nicht durchdrehen will.😅

Was aber geil ist, und das muss man mal sehen: Du bist erfolgreich! Dein Angebot wird gebraucht und gebucht! Yay – High Five! 🙌🏻

Aber nun. Als Unternehmerin und stolze Besitzer:in eines blühenden Online-Unternehmens (und vielleicht bist du auch noch Mutter/Vater) ist deine wichtigste Ressource irgendwann: Zeit!

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Prozesse zu implementieren, die dein Unternehmen automatisieren, damit du profitabler wirst und gleichzeitig weniger Zeit mit der Arbeit verbringst. Klingt gut, oder?

Doch wie gelingt die Automatisierung und wie kannst du dadurch mehr Zeit gewinnen?

Es gibt viele Wege, und man muss die beste Option für sich selbst finden. In diesem Beitrag möchte ich dir meine absoluten liebsten Zeitsparer vorstellen, mit denen ich richtig Zeit (und Gehirnzellen) spare.

Inhaltsverzeichnis

Warum sollte man das Business automatisieren?

Du liebst es vielleicht, alles persönlich abzustimmen, zu koordinieren und alles so besser im Blick zu haben. Aber die Wahrheit ist: Je mehr Kunden du hast, desto schwieriger ist es alles im Blick zu behalten.

Du vergisst hier und da vllt. eine Kleinigkeit und verlierst dadurch womöglich sogar Kunden, weil du die Nachricht im Instagram-Sticker übersehen hast.

Die Online-Business-Welt wird immer schneller, Kunden brauchen eine extrem gute Kundenreise, damit sie „bei dir bleiben“ und nicht vom nächsten Insta-Coach abgeholt und mitgenommen werden. Daher ist es wirklich wichtig, dir jeden Schritt deiner Handlung einmal zu überlegen, aufzuschreiben und eine gute Kundenreise zu kreieren.

Automation im Business sorgt also für zwei wichtige Dinge:

👉🏼 Du sparst dir viel Zeit mit wiederkehrenden Abläufen
👉🏼 Deine Kunden haben eine gute Experience mit dir und fühlen sich gut aufgehoben (und empfehlen dich weiter!)

Wann sollte man mit Automationen im Business starten?

Ich würde ja sagen: So früh wie möglich – aber als Business-Starter ist das echt ’ne harte Nummer. Da ist es vor allem wichtig: Die Basics klar haben und später peu à peu (pö-a-pö 😀) ausbauen.

Fortgeschrittene Unternehmer:innen merken oft erst, wenn ihnen alles über den Kopf wächst, dass man handeln muss. Dass Prozesse hermüssen… Strategien oder irgendjemand der „das mal machen kann“. Wenn du das Gefühl hast „dass gerade alles zu viel ist“ – dann ist der Zeitpunkt überfällig! Das ist dann echt kurz vor Survivalmodus (Fight, Flight oder Freeze). Ich war da übrigens auch schon 😪 Nicht cool!

Okay, aber ich hab daraus gelernt und das sind meine überlebenswichtigen Tools für ein gesundes und nachhaltig wachsendes Business (ohne Nervenzusammenbruch):

1. Eine Website: Das Fundament

Üüüüberraschung 🎉 Ich bin natürlich ein kleines bisschen voreingenommen, aber eine Website ist irgendwann eine Sache, um die sich jede:r Unternehmer:in kümmern muss.

Deine Website ist DAS leistungsstärkste Marketinginstrument überhaupt! Hier laufen ALLE Fäden zusammen. Es ist dein Hauptquartier, quasi deine Paw Patrol Zentrale in der du als Ryder deine Einsätze planst (only Eltern will understand 😅).

Eine Strategie dahinter ist natürlich wichtig. Eine Website erfordert eine vernünftige Planung, um wirklich effektiv für dich zu arbeiten. Wichtig ist, z.B. sich genau zu überlegen: WAS willst du im Moment mit der Webseite erreichen? Was ist das Ziel? Dich als Experte platzieren? Den Newsletter füllen? Erstgespräch generieren? Produkte verkaufen? Halte es dir immer wieder vor Augen und planen die Seite anhand einem Ziel.

Aber, wie genau kann eine Website dein Geschäft automatisieren und Zeit sparen?

Es ist total wichtig zu verstehen, dass deine Website ein fundamentaler Bestandteil deines Verkaufstrichters ist. Wenn du sie mit Plan aufbaust, kann sie dein Unternehmen profitabel machen und dir dabei helfen, wertvolle Zeit einzusparen. 💸

„Wat meint die jetzte mit Verkaufstrichter?“ 😅

Ein Verkaufstrichter ist nichts anderes als der Weg zu deiner Website. Das kann entweder durch Social Media passieren, oder - etwas nachhaltiger: Suchmaschinen. Bei manchen ist es aber auch einfach Mundpropaganda! Wichtig ist nur, dass du für dich klar hast, woher die Leute kommen sollen.

Sobald die richtigen Menschlein auf deiner Website sind, tauchen sie in einen Teil deiner Kundenreise ein. Eine strategisch ausgerichtete Website, führt deine Besucher geschickt durch die Seiten. Dabei baust du eine Beziehung auf, während sie mit deinen Inhalten interagieren und mehr über dich und deine Angebote erfahren.

Dabei checken potenzielle Kunden schon mal, ob ihr zusammenpasst, ob du ihr Anliegen erfüllen kannst, ob du die/der Richtige bist. In Marketing-Sprache heißt das dann: „Unqualifizierte Leads aussortieren“ 😅.

Unterm Strich bedeutet das: Eine strategische Website sorgt dafür, dass die optimalen Kunden dich finden, dein Angebot überzeugend finden und dich anfragen. Im Umkehrschluss heißt das: insgesamt auch weniger Kennenlerngespräche/Mails, die ins Leere laufen, weil nur noch perfect matches zu dir kommen.

2. E-Mail-Marketing: The Magic happens here!

E-Mail-Marketing spart nicht nur Zeit, es ist auch eine weitere profitable Marketing-Plattformen. Hast du es geschafft, genug Abonnenten zu sammeln, kannst du deine Community zu Fans verwandeln, im Kopf bleiben, Angebote viel einfacher verkaufen und vor allem: Wieder Zeit sparen!

Es ist ein wertvolles Gut, das Zeit und Erfolg in dein Business bringt. Du benötigst nur etwa 30 Minuten pro Woche, um eine E-Mail an deine Liste zu senden. Automatisierte Willkommenssequenzen, Produkteinführungen und Kundenbindung sind deine Geheimwaffen. Es ist zwar auch nicht ohne so einen Prozess aufzusetzen, aber wenn er einmal da ist, kannst du ihn für weitere Sequenzen kopieren und wieder verwenden.

Wie automatisiert man E-Mail-Marketing, um Zeit zu sparen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, hier sind nur drei Möglichkeiten:

Das Freebie! (oder tiny offer!).

Sobald du ein Mini-Produkt erstellt hast, bietest du es deinen Kunden im Tausch gegen ihre Mail-Adresse an. Sie werden in den ersten Schritt deines E-Mail-Marketing-Prozesses geleitet und landen auf deiner „Liste“. Es wird der sog. Opt-in-Prozess ausgelöst, also die Bestätigungsmail, dass man den Newsletter wirklich erhalten möchte, danach kommt dann die Auslieferung des Freebies/Tiny Offers. Alles automatisiert.

Die Willkommenssequenz

besteht aus einer Reihe von E-Mails, die deine Abonnenten in dein Unternehmen einführen, deine Markengeschichte erzählen und ihnen helfen, zu verstehen, wie du bestimmte Probleme für sie lösen kannst. Diese Sequenz baut eine Beziehung zu deinen Abonnenten auf. Und wenn sie deine idealen Kunden sind, werden sie auf deiner Liste bleiben und ermutigt, zu zahlenden Kunden zu werden! Und erraten? Alles automatisiert. Klaro. 😎

Launchmails

Du kannst automatisierte Sequenzen für z.B. Launches eines Kurses, Produktneuheiten, Gutscheine oder Erinnerungen erstellen. Das heißt, wenn du die Einführung eines neuen digitalen Produkts, eines Kurses oder einer Dienstleistung planst, kannst du deine E-Mails vorbereiten und bis zum Markteinführungstag planen – und so den gesamten Prozess automatisieren.

3. Buchungs-Tool: Mach es deinen Kund:innen leicht (und dir dadurch auch).

Ein whaaaaat? Na du kennst es: Jemand schreibt dir per Mail oder auf Insta „Yo, ich brauche dies und das, Sis! Wat kostet?“ Du freust dich, bietest einen Kennenlerntermin an und ihr schreibt ewig hin und her, wann und wie es denn jetzt passt. Du richtest den Call-Termin schon ein, musst ihn dann nuuur noch per Mail zum entsprechenden Datum versenden und fertig. 😅

Und diesen ganzen Kladderadatsch kann man sich sparen, wenn man einen Buchungskalender verwendet. Es ist ein unfassbares Zeitspartool! (Also mir hat es gefühlt schon 20 Jahre gespart.)

Anstatt ewig hin- und hinzuschreiben, schickst du einfach den Link zu deinem Kalender. Die Person sucht sich einen coolen Termin aus, bucht und erhält den Link zum Meeting-Raum. Der Termin wird mit deinem Kalender synchron notiert und die Zeit geblockt. Alle bekommen kurz vorm Meeting auch noch mal 'ne Erinnerung. Ganz automatisch. Ohne dass du irgendetwas dafür getan hast. Geil, oder?

Wie das mit Calendly geht, zeige ich in diesem Video: 2 Möglichkeiten Calendly in Squarespace einzurichten

4. Vorlagen erstellen und nutzen!

Ja. Alles, was du immer wieder machst, solltest du mithilfe von Vorlagen erledigen. Es ist keine Automation im klassischen Sinn, aber sollte uuunbedingt in deinem Business Platz finden. Ich habe eine ganze Vorlagen-Sammlung, von Dingen, die ich immer wieder machen.

Was eignet sich als Vorlage fürs Business?

Wiederkehrende Prozesse mit Kunden
Als Webdesignerin laufen meine Projekte nach einem bestimmten Schema ab. Immer und immer wieder. Diesen Prozess habe ich in mein Kundenportal eingepflegt und kopiere ihn einfach, sobald ich ein neues Projekt beginne. Das hilft mir und meinen Kunden schnell und klar zu sein, wann was passiert.

Text-Swipe-Files
Für bestimmte Bereiche in meinem Business nutze ich z.B. vorformulierte Mail-Vorlagen und Text-Dateien. Das ermöglicht eine schnelle Mail zu verfassen, weil ich nur noch die Kundendaten austausche und nicht ewig damit beschäftigt bin zu formulieren. Sowas eignet sich beispielsweise für Onboarding-Mails, Umfragen oder Post-Support-Mails.

Grafik Vorlagen, für Social Media, Bloggrafiken etc.
Social Media ist für die meisten ein lästiges Übel. Ich finds auch meistens einfach nur nervig und habe mir deshalb super simple Vorlagen für Instagram ertsellt. Ich tausche lediglich Texte aus und mache grafisch fast nix mehr dran.

👉🏼 Falls du gerade zufällig eine Website-Vorlage brauchst, hier gibt es meine Squarespace-Templates. 👈🏼

Zeit ist Geld, und die richtigen Automatisierungsstrategien können dir beides bringen – Zeit zum Genießen und Geld zum Wachsen. Lass dein Business zu einem Meisterwerk der Automatisierung werden! 🚀

Happy Day!

Madlen